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人事檔案管理培訓

檔案管理實務培訓大綱

 課程背景：

一個單位的發展需要全方面的支撐，其中檔案管理在現在單位的發展尤為重要。可是在現在的實際工作中，有一些單位還沒有真正的認識到檔案的重要性。古往今來，檔案在政治、經濟、文化中起著重要的作用。檔案管理不光包括在檔案館的管理，檔案可以擴大到單位平時文件的擬制（文件的擬寫）、運行、管理和歸檔的整個流程當中。一個單位根據自己的存檔情況順利查到到相關的文件，大大的提高工作效率。

培訓內容圍繞：檔案管理的一些理論知識，從理論上提高學員對于檔案管理的認識和重視；檔案管理的范圍；檔案管理的規范的流程；一些專業檔案管理的要求和管理方法。

在實踐培訓的過程中，我們要以實戰為主，結合單位在實際工作中遇到的需要處理的檔案，進行模擬，對出現的問題，有的放矢的進行攻關。在進行具體內容的指導過程中，還要提高學員的思維能力、應變能力、分析問題、解決問題的能力。

培訓收益：

通過培訓，使學員能夠掌握檔案管理的知識及其實際應用的技巧，適應單位工作崗位需求，獲得以下成長及收獲-----

1. 對檔案有一個全面的認識，從理論上有一個全新的把握。

2. 充分了解檔案的分類，結合時代特色，了解現在電子文檔的管理知識。

3. 通過培訓，讓單位了解檔案管理的重要性。

4. 通過培訓，讓學員掌握檔案管理的范圍。

5. 通過培訓，讓學員掌握規范管理流程。

6. 通過分析實際工作中出現的問題，教會學員正確的、規范的操作技巧。

7. 教學中現場互動，及時發現學員的問題并當場回答解決。

8. 通過模擬演練，大大提高學員的操作能力和理論知識水平，為公司的發展做出重要的支撐

課程對象：

檔案管理、人力資源、行政、后勤管理人員及各部門辦公室文員等所有涉及檔案管理的人員

 

課程大綱：

第一部分：檔案管理的最新理論

1. 檔案管理的界定是什么？

2. 檔案的劃分。

3. 檔案的分類。

4. 一般單位應用檔案的具體內容。

5. 當前重要的電子檔案的要求。

6. 現在檔案管理常用的原則。

7. 最新2012年版本《黨政機關公文管理處理》對文件處理方面提出的新要求和新變化。

互動：針對本單位的文檔工作，仔細分析本單位工作中出現的問題，有針對性的進行培訓。

 

第二部分：檔案管理工作的具體內容 

第一章    平時工作的收文管理

1. 平時文件收集整理的范圍及其原則。

2. 平時文件收集整理的具體流程。

包括四個部分：簽收、拆封、登記；初審、分發和傳閱；承辦；催辦、查辦與注辦。

3. 四個流程當中注意的事項及其技巧。（重點）

第二章    整理歸檔

1.整理歸檔的原則。

2.整理歸檔的要求。

3.整理歸檔的重要性。

4.歸檔文件的整理單位---件，如何判斷一件文件。

5.裝訂文件的要求：順序、折疊方式、方向、質量要求。

6．分類的方法：年度分類法、保管期限分類法、機構問題分類法。

7排列的原則：從最小的項目排列，按照時間+事件的順序。

8. 編號的要求及其填寫方式。

9. 編目的格式要求。

10. 裝盒的原則和要求。

第三章   電子檔案的管理

1. 電子檔案的認識。

2. 電子檔案的種類和作用。

3. 電子文件向電子檔案的轉換。

4. 電子檔案的處理

5. 電子檔案的保護。

6. 電子檔案的利用。

第四章   其他檔案的管理

一、 人事檔案的管理

1. 人事檔案的建檔。

2. 人事檔案的分類和排序編號。

3. 人事檔案案卷編目上架。

二、 聲像檔案整理

1. 照片檔案管理

2. 底片檔案的整理。

3. 盤片類聲像檔案的整理。

4. 影片檔案的管理。

 

第三部分   檔案的保管

1. 檔案管理工作的內容、任務與要求。

2. 檔案保管設備的要求。

3. 檔案庫房設備的要求。

 

第四部分  檔案的統計

1. 檔案統計的內容和要求。

2. 檔案統計工作的方法。

3. 統計調查的具體要求和技巧。

4. 統計整理的具體內容。

5. 統計分析的具體方法。

6. 檔案統計的數字化。

 

第五部分   檔案的服務

1. 檔案服務的方式有哪幾種類型。

檔案閱覽

外借使用

復制利用

陳列展覽

咨詢服務

出據檔案證明

2. 這幾種類型的要求和具體的操作技能。

3. 開放檔案的管理要求。

4. 檔案編研成果的具體內容和要求

5. 檔案編研工作的具體環節。

6. 其他的檔案參考資料（大事記、組織沿革、會議簡介、統計數字匯集等）

現代企業檔案管理實戰

課程背景：

企業的發展，人才是關鍵。比如人事檔案，它記載著人才成長的全部內容，對員工的升遷、待遇、福利、退休等方方面面都有著舉足輕重的作用。企業的發展需要全方位的支撐，其中檔案管理企業的發展就更為重要了。古往今來，檔案在政治、經濟、文化中起著重要的作用。不僅包括在檔案館的管理，甚至可以擴大到日常文件的擬寫、運行、管理、歸檔的整個工作流程當中。

做好檔案管理，不僅能夠更清晰了掌握企業發展的每個階段的重要事項，還可以大大的提升工作效率。然而，在現實工作場景中，仍有一些企業還沒有真正的認識到檔案的重要性。本課程結合國有企業檔案管理的特點，從檔案管理理論上提高學員對于檔案管理的認識和重視，加強檔案管理的范圍及規范檔案管理的流程，并給出檔案管理的要求和管理方法。課程以理論為出發點，切合實際情況，結合企業在實際工作中遇到的需要處理的檔案，進行模擬，對出現的問題，有的放矢的進行攻關。提高學員的思維能力、應變能力、分析問題、解決問題的能力。

 

課程收益：

? 從理論的高度讓學員全面的認識檔案管理；

? 結合企業實際讓學員了解檔案管理重要性；

? 運用現代管理技能提升學員檔案管理技巧；

? 通過2-3天講解，讓學員掌握規范管理流程；

? 教會學員正確的正確的發現問題并解決問題；

? 通過現場模擬演練強化學員理論及操作技能。

課程時間：

2-3天， 6小時/天

授課對象：

人力資源管理者、檔案管理專職人員

授課方式：

講解、課堂互動、案例分享、實操練習、工具表單、視頻分享

 

課程大綱

第一講：認知篇-什么是檔案管理

思考1：什么是檔案？

導入：

1、中國古代的檔案管理

2、現代企業的檔案管理

一、檔案的種類

1、按來源分為2類

2、按內容分為3類

3、按形成進間分2類

4、按檔案載體分為4類

思考2：為什么要做檔案管理

二、檔案管理的四大作用

三、檔案管理的六個原則

四、檔案管理的趨勢分析

1、電子化利用

2、信息集成化

3、數字檔案館

五、檔案工作人員的素質要求

1、政治思想類

2、專業技能類

3、心理素質類

 

第二講：認知篇-什么是文件管理

思考3：什么是文件管理

討論1：檔案與文件之間的關系是什么

一、檔案與文件的區別

1、文件

2、包裝

3、檔案 

二、文件適用的范圍

1、行政文件

2、業務文件

3、財務文件

4、其他文件

討論2：公司的通知、公告、報告是如何存儲的

三、文件審核的標準--無錯字為最核心原則

1、符合性

2、規范性

3、協調性

4、系統性

5、唯一性

6、閉性性

四、文件審批流程

1、行政辦公類

2、制度類文件

3、采購類文件

4、日常管理類

5、其他類

討論3：公司目前的制度類文件審批流程程是怎么樣的，是否有風險，請分析？

 

第三講：實戰篇-檔案的收集

討論4：目前公司的檔案管理是怎么做的

思考4：在收集階段，主要收集哪些材料，收集的標準是什么？

一、檔案收集的兩個渠道

1、內部收集

2、外部收集

二、檔案收集的三個范圍

1、管理文件

? 管理文件包括4個方面

思考5：管理類文件主要有哪些？

2、科技文件：5個特點及5種類型

思考6：科技類文件有哪些？有什么特點？

? 科技材料的5個特點

? 科技材料的5種類型

? 科技文件的形成

3、其他文件

思考7：除了以上，公司還有哪些文件？

三、檔案的鑒定與歸檔

1、檔案管理員要重新審查其價值性

2、確定哪些材料有保存價值，應該歸檔

? 應歸檔的12類文件

討論5：您所在的部門哪些崗位是有價值的，您是怎么歸檔的？

3、對不需歸檔的文件要進行剔除

? 不用歸檔的2類文件

討論6：針對不需要的文件您是如何處理的？

四、檔案歸檔的時間管理

1、管理性文件的歸檔要求

2、科技性文件的歸檔要求

3、財務類文件的歸檔要求

表單1：檔案移交目錄

表單2：會計檔案移交清單

思考8：什么是電子文件

4、電子文件的歸檔要求

? 電子文件的形成

? 電子文件的三要素

? 電子文件的四個基本特征

? 電子文件的歸檔范圍及時間

? 電子文件歸檔的5個要求

? 電子文件歸檔的6步驟

表單3：電子文件登記歸檔

表單4：電子檔案移交與接收登記表

小組互動1：煙草企業檔案收集過程中有哪些材料要重點收集？

 

第四講：實戰篇-檔案的整理立卷

一、檔案整理的6個環節

1、區分全宗

2、全宗內檔案分類

3、編目

4、立卷

5、案卷排列和編號

6、裝訂或裝盒

二、檔案整理的四項原則

1、保持有機聯系

2、符合文檔一體化管理

3、紙質和電子的協調

4、區分文件的價值

三、什么是全宗？

1、全宗的概念-不可分散性的三個特點

2、立檔構成的3個條件

3、區分全宗的3種情況

4、3類文件判定是否為全宗

5、全宗內檔案分類

? 全宗類檔案8大類

四、檔案的分類的六種方法

1、年度-機構-保管期限

2、年度-保管期限-機構

3、保管期限-年度-機構

4、機構-年度-保管期限

5、機構-保管期限-年度

6、問題-保管期限-年度

舉例：年度-機構-保管期限分類圖示

討論7：您當下是如何分類的，存在哪些困惑？

五、檔案的整理與立卷

1、傳統檔案整理流程

? 傳統檔案整理流程8步曲詳解

表單5：以案卷為單位裝訂時所用歸檔式樣

舉例：檔號式樣示例01

舉例：檔號式樣示例02

表單6：卷內文件目錄

表單7：歸檔文件目錄

表單8：案卷封面

2、新規則下檔案整理流程

? 新規則下檔案整理的6步曲詳解

表單9：以件為單位裝訂時所用歸檔章式

表單10：歸檔章填寫示例

表單11：歸檔文件保管期限與裝訂方式對照表

表單12：歸檔文件目錄

 

第五講：實戰篇-檔案的價值鑒定

一、決定檔案保存價值的兩大要素

1、社會利用

2、自身特點

二、檔案價值鑒定的四種方法

1、分析檔案的內容

2、分析檔案的來源

3、檔案的時效性

4、分析檔案產生的時間

三、檔案價值鑒定的工作程序

1、文件歸檔鑒定

2、劃定文件保管期限

3、銷毀無價值檔案

4、檔案 價值復審

四、檔案的銷毀

1、審批

2、執行與監督

3、后期處理

小組討論：某公司的檔案銷毀的問題

表單11：歸檔文件保管期限與裝訂方式對照表

表單12：歸檔文件目錄

小組互動2：檔案的銷毀的特別注意事項？

 

第六講：實戰篇-檔案的保管

一、檔案保管工作的條件

1、檔案庫房建設標準

2、庫房設備

二、檔案庫房管理

1、檔案庫房管理的任務

2、庫內檔案流動過程中的措施

3、庫房秩序管理

三、檔案實體的保管

1、檔案排架的原則和要求

2、存放方式

3、檔案存放位置索引

表單：檔案存放位置索引（一）

表單：檔案存放位置索引（二）

表單：檔案代理卡（又稱代卷卡）

四、檔案的安全檢查

1、檢查的要求

2、檢查的程序

五、檔案保管制度

1、檔案的保護

? 檔案制成材料的耐久性

? 檔案字跡材料的耐久性

? 聲像檔案制成材料的耐久性

? 膠片檔案的保存應注意

2、檔案庫房的保護技術

? 檔案庫房溫濕度的控制與調節

? 溫度的測量

? 濕度的測量

? 檔案庫房的溫濕度標準

? 不適宜的溫濕度對檔案制成材料的影響

3、檔案保護的具體措施

? 護光

? 防污染與灰塵

? 防蟲

防鼠

防火

防各種自然災害

案例分享：某公司檔案管理“八防”規定

 

第七講：實戰篇-檔案的檢索

一、檔案索的十種工具

1、案卷目錄

2、卷內文件目錄匯編

3、分類目錄

4、主題目錄

5、文號索引

6、專題目錄

7、人名索引

8、全宗指南

9、專題指南

10、計算機檢索

二、檔案注目的項目

1、題名與責任說明

2、稿本與文種項

3、密級與保管期限

4、時間項

5、載體形態

6、附注與提要項

7、排檢與編號項

 

第八講：實戰篇-檔案的利用

思考13：您如何應對他人借閱檔案

一、檔案利用的四大問題

二、檔案借閱的四大法則

三、檔案制度與隊伍建設

1、檔案的三化管理

2、檔案制度的修訂與完善

3、專兼職檔案員隊伍建設

4、檔案管理紀律要求

5、檔案管理監督要求

小組互動4：檔案利用方面有哪些特別注意事項

四、檔案的修復和復制技術

1、檔案的修復和復制技術

2、檔案的修裱

3、檔案的去污

4、檔案的字跡及紙張加固

五、檔案的利用工作

1、檔案利用工作的含義

2、檔案利用工作的指導思想

3、檔案利用工作的意義和要求

4、檔案利用工作的基本要求：

5、檔案利用的途徑與方式

6、檔案利用7種方式

 

第九講：專門檔案管理-人事檔案篇

一、企業人事檔案工作的新時代和新形勢

1、新時代（政治角度）

2、新形勢（技術角度）

3、 國內和國際環境對人事檔案管理的新要求

二、人事檔案管理的定義

1、什么是人事檔案管理

2、人事檔案管理的作用

3、人事檔案管理的原則

三、干部人事檔案管理的認知

1、什么是干部人事檔案

2、干部人事檔案的10類材料

四、干部人事檔案的管理思路

1、如何整理干部人事檔案

2、干部人事檔案的分類方法

3、干部人事檔案材料的排序與編目

4、干部檔案材料的復制與加工

5、干部人事檔案傳遞的要求

五、人事檔案的管理流程

1. 人事檔案的依法收集

思考14：收集人事檔案的途徑有哪些？

2. 人事檔案的嚴格鑒別

3. 人事檔案的細致審核

4. 人事檔案的科學整理

5. 人事檔案的規范編目

6. 人事檔案的技術加工

7. 人事檔案的安全保管

8. 人事檔案的積極利用

9. 人事檔案的規范轉遞

表單19：查借閱檔案審批表

小組互動5：人事檔管理要重點做哪些工作？

 

第十講：專門檔案管理-會計檔案篇

思考15：什么是會計檔案，會計檔案資料有哪些？

一、會計檔案的類別

1、會計報表

2、會計賬本

3、會計憑證

4、其他會計資料

二、會計檔案的裝訂

1、憑證裝訂

2、賬薄裝訂

3、報表裝訂

三、會計檔案的保管

國家《會計檔案管理辦法》第11條

四、會計檔案的借閱

國家《會計檔案管理辦法》第13條

五、會計檔案的鑒定

表單20：會計檔案的銷毀清冊

表單21：會計檔案的銷毀審批

小組互動6：煙草公司的會計檔管理要重點做哪些工作？

 

第十一講：專門檔案管理-科技檔案篇

一、認識科技檔案

1、概念

2、種類

表單22：科技檔案代字、代號表

二、科技檔案的收集

1、收集范圍

2、收集要求

3、收集方法

三、科技檔案-基建檔案整理三步曲

1、確定是否保存

2、項目分類

3、組卷

小組互動7：對圖紙進行折疊

表單23：基建檔案卷內目錄

表單24：卷內備考表

 

第十二講：績效篇-檔案管理者的考核

一、檔案工作者的任務

二、檔案工作者的五項職業修煉

案例：歡樂頌

三、檔案工作的發展方向

1、檔案工作未來發展的影響

2、社會化發展趨勢

3、數字檔案館建設

4、機構形象的變化趨勢

5、檔案文化產品建設

6、依法治檔的變化趨勢

四、檔案工作的考核實務

1、考核的重點

2、基礎性工作

3、方向性工作(加分項目)

 

第十三講：提升篇-數字化檔案管理學習

一、檔案數字化的概念和工作流程

1、什么是檔案數字化

2、檔案數字化管理的流程

3、檔案數字化資源建設流程

二、檔案數字化的工作要求

1、目標合理

2、遵守法規

3、遵循標準

4、信息集成

5、互助協作

6、強化核查

視頻：泄密的法律責任

三、檔案數字化的關鍵技術

四、檔案數字化自動識別技術

案例：內閣大庫檔案數字化的流程